Verbetergericht auditen: meer dan een kreet alleen!
11/04/19 16:39
U kent het wel: heeft u zich nog zo ingespannen de waarheid boven tafel te krijgen, wordt u bij de rapportbespreking uitgedaagd te bewijzen dat het inderdaad nog niet voldoende was! Heeft u wel de juiste mensen gesproken? De juiste selectie gemaakt? Hebben uw medewerkers wel een idee van wat er allemaal bij komt kijken?
Ook als referaatbegeleider merk ik dat studenten internal auditing zich de laatste jaren afvragen waarom ze ‘zo argwanend’ worden ontvangen. Ze onderzoeken waarom ‘de klant’ al bij ‘bevindingen’ in de verdediging schieten. Ik houd ze dan graag de volgende spiegel voor: ……
Ook als referaatbegeleider merk ik dat studenten internal auditing zich de laatste jaren afvragen waarom ze ‘zo argwanend’ worden ontvangen. Ze onderzoeken waarom ‘de klant’ al bij ‘bevindingen’ in de verdediging schieten. Ik houd ze dan graag de volgende spiegel voor: ……
Verbetergericht auditen: meer dan een kreet alleen!
11 april, 2019
U kent het wel: heeft u zich nog zo ingespannen de waarheid boven tafel te krijgen, wordt u bij de rapportbespreking uitgedaagd te bewijzen dat het inderdaad nog niet voldoende was! Heeft u wel de juiste mensen gesproken? De juiste selectie gemaakt? Hebben uw medewerkers wel een idee van wat er allemaal bij komt kijken?
Ook als referaatbegeleider merk ik dat studenten internal auditing zich de laatste jaren afvragen waarom ze ‘zo argwanend’ worden ontvangen. Ze onderzoeken waarom ‘de klant’ al bij ‘bevindingen’ in de verdediging schieten. Ik houd ze dan graag de volgende spiegel voor:
Een auditnorm hoort naar onze mening te worden opgebouwd vanuit:
De optiek (bril waar de auditor door kijkt) wordt dus gekenmerkt door de kritieke succesfactor Betrouwbaarheid. Maar de ‘klant’ moet daarnaast en bovenal doelen realiseren met de beperkte middelen die hij daarvoor beschikbaar heeft gekregen!
Met Verbetergericht auditen spelen we in op dit verschil in kijken, dat binnen de Auditberoepsgroepen haast een schisma moet worden genoemd. Verbetergericht auditen start met een contextanalyse gericht op een eerlijke vraagstelling en een eerlijke normering. Daarmee bedoelen we dat meer van die complexe werkelijkheid in de audit zal worden meegenomen en de verschillende lagen van de auditnormering in relatie tot elkaar worden bezien. Idealiter maken we onderscheid in conclusies en oordeelsvorming, omdat een conclusie dan heel systematisch tot stand kan komen, maar de uitkomst daarvan niet direct ook de ‘waardering’ van de verantwoordelijke betreft. De mate waarin men beheerst kan zijn gegeven de omstandigheden en mate waarin is voldaan aan randvoorwaarden, zijn bepalend voor de oordeelsvorming en het vervolg van de audit. Die moet leiden tot verbetering en daarbij moet ‘de verdediging’ niet in de weg blijven staan.
Motivatie van alle betrokkenen bij de audit is cruciaal om een voldoende volledig beeld van de werkelijkheid op tafel te krijgen; en vervolgens om die werkelijkheid met diezelfde betrokkenen effectief te kunnen verbeteren!
Vind u dat ‘soft’? Het vergt zeker meer of andere ‘soft skills’ dan veel auditors standaard tonen tot hun beschikking te hebben. En het leidt naar wij hopen niet direct tot disciplinaire maatregelen, juist omdat uit Verbetergerichte audits meestal blijkt dat er meer ‘schuldigen’ zijn. Begrip voor de complexe werkelijkheid leidt tot verbeteringen die kansrijker zijn dan de reflex op auditrapporten die we nu zo vaak zien. Pas wanneer de opvolger van de verantwoordelijk manager het ook niet voor elkaar krijgt wil men wel eens naar het niveau er boven kijken. Doodzonde van de tijd, de energie en de negatieve effecten op het organisatieklimaat.
Verbetergericht auditen is meer dan een kreet; het is niet eenvoudig en past nog niet in elke organisatiecultuur. Maar willen we nu verbeteren of niet?
Ik hoop op uw inhoudelijke reacties.
Ron de Korte, ACS, info@acs.nl
Onder de titel Verbetergericht auditen (en Verdieping verbetergericht auditen) geeft ACS tweemaal per jaar tweemaal 4 trainingsdagen met aandacht voor de auditfunctie, randvoorwaarden voor organisatieverbetering, auditmethodologie, auditvaardigheden en social (soft) control frameworks en social control auditaanpakken, zoals Behavioural auditing.
11 april, 2019
U kent het wel: heeft u zich nog zo ingespannen de waarheid boven tafel te krijgen, wordt u bij de rapportbespreking uitgedaagd te bewijzen dat het inderdaad nog niet voldoende was! Heeft u wel de juiste mensen gesproken? De juiste selectie gemaakt? Hebben uw medewerkers wel een idee van wat er allemaal bij komt kijken?
Ook als referaatbegeleider merk ik dat studenten internal auditing zich de laatste jaren afvragen waarom ze ‘zo argwanend’ worden ontvangen. Ze onderzoeken waarom ‘de klant’ al bij ‘bevindingen’ in de verdediging schieten. Ik houd ze dan graag de volgende spiegel voor:
- Hoe weet je dat jouw gecontroleerden zich ‘klant’ van jou voelen?
- Zijn ‘bevindingen’ altijd afwijkingen van ‘de norm’?
- Is ‘de norm’ jouw norm of (ook) die van je ‘klant’?
- Heb je voldoende in beeld wat het effect van je auditrapport is voor ‘je klant’?
Een auditnorm hoort naar onze mening te worden opgebouwd vanuit:
- wetgeving (daar valt vaak nauwelijks iets op af te dingen);
- interne regelgeving (die wil nog wel eens tegenstrijdigheden bevatten);
- instructies van het hogere managementniveau (waarvoor vaak onvoldoende middelen beschikbaar zijn gesteld); en
- de detailinvulling pasend bij de eigen regelruimte (waar in de huidige praktijk niet veel meer van over lijkt te blijven).
De optiek (bril waar de auditor door kijkt) wordt dus gekenmerkt door de kritieke succesfactor Betrouwbaarheid. Maar de ‘klant’ moet daarnaast en bovenal doelen realiseren met de beperkte middelen die hij daarvoor beschikbaar heeft gekregen!
Met Verbetergericht auditen spelen we in op dit verschil in kijken, dat binnen de Auditberoepsgroepen haast een schisma moet worden genoemd. Verbetergericht auditen start met een contextanalyse gericht op een eerlijke vraagstelling en een eerlijke normering. Daarmee bedoelen we dat meer van die complexe werkelijkheid in de audit zal worden meegenomen en de verschillende lagen van de auditnormering in relatie tot elkaar worden bezien. Idealiter maken we onderscheid in conclusies en oordeelsvorming, omdat een conclusie dan heel systematisch tot stand kan komen, maar de uitkomst daarvan niet direct ook de ‘waardering’ van de verantwoordelijke betreft. De mate waarin men beheerst kan zijn gegeven de omstandigheden en mate waarin is voldaan aan randvoorwaarden, zijn bepalend voor de oordeelsvorming en het vervolg van de audit. Die moet leiden tot verbetering en daarbij moet ‘de verdediging’ niet in de weg blijven staan.
Motivatie van alle betrokkenen bij de audit is cruciaal om een voldoende volledig beeld van de werkelijkheid op tafel te krijgen; en vervolgens om die werkelijkheid met diezelfde betrokkenen effectief te kunnen verbeteren!
Vind u dat ‘soft’? Het vergt zeker meer of andere ‘soft skills’ dan veel auditors standaard tonen tot hun beschikking te hebben. En het leidt naar wij hopen niet direct tot disciplinaire maatregelen, juist omdat uit Verbetergerichte audits meestal blijkt dat er meer ‘schuldigen’ zijn. Begrip voor de complexe werkelijkheid leidt tot verbeteringen die kansrijker zijn dan de reflex op auditrapporten die we nu zo vaak zien. Pas wanneer de opvolger van de verantwoordelijk manager het ook niet voor elkaar krijgt wil men wel eens naar het niveau er boven kijken. Doodzonde van de tijd, de energie en de negatieve effecten op het organisatieklimaat.
Verbetergericht auditen is meer dan een kreet; het is niet eenvoudig en past nog niet in elke organisatiecultuur. Maar willen we nu verbeteren of niet?
Ik hoop op uw inhoudelijke reacties.
Ron de Korte, ACS, info@acs.nl
Onder de titel Verbetergericht auditen (en Verdieping verbetergericht auditen) geeft ACS tweemaal per jaar tweemaal 4 trainingsdagen met aandacht voor de auditfunctie, randvoorwaarden voor organisatieverbetering, auditmethodologie, auditvaardigheden en social (soft) control frameworks en social control auditaanpakken, zoals Behavioural auditing.
