Onze ervaringen met interviewervaringen
12/09/23 10:34
Geen professional ontkent dat interview- en rapportagevaardigheden uitermate belangrijk zijn voor de onderzoekende internal auditor. Desondanks ligt de nadruk van auditopleidingen nog sterk op de inhoud. De gangbare vaardigheidstrainingen die worden aangeboden zijn vaak van hoge kwaliteit maar sluiten slechts beperkt aan bij de dagelijkse praktijk van de auditors. ACS biedt een vaardigheidstraining ‘uit de praktijk voor de praktijk’ aan.
Onze ervaringen met interviewervaringen
Argumenten om tóch Management Control Auditing 2 (MCA2) te volgen?
“Fijn om te ervaren dat ik toch in staat ben om mijn eigen valkuilen te ontwijken! Ik ben zo bezig met ‘de juiste vraag stellen’ dat ik niet eerder door had dat jij met jouw gedachten nog heel ergens anders zat.”
“Nu had ik echt wel door dat er iets is dat jou tegenhield mijn vraag concreet te beantwoorden, maar wat blijft het lastig om daar effectief op in te spelen!”
Zomaar twee reacties na een gerichte praktijksimulatie, waarin een door de deelnemer aangereikte ‘lastige auditgespreksituatie’ werd nagespeeld.
Geen professional ontkent dat interview- en rapportagevaardigheden uitermate belangrijk zijn voor de onderzoekende internal auditor. Desondanks ligt de nadruk van auditopleidingen nog sterk op de inhoud. De gangbare vaardigheidstrainingen die worden aangeboden zijn vaak van hoge kwaliteit maar sluiten slechts beperkt aan bij de dagelijkse praktijk van de auditors. ACS biedt een vaardigheidstraining ‘uit de praktijk voor de praktijk’ aan.
Onze training:
Als onderdeel van de hybride auditvaardigheidstraining Management Control Auditing 2 (MCA2) reserveren wij veel ruimte voor:
· verbetergerichte auditrapportages (welke tekst en opmaak zet de verantwoordelijke gemotiveerd aan tot actie?); en
· gesprekstechnieken gericht op het verkrijgen en uitvoeren van onderzoeken en het terugkoppelen van de uitkomsten en effecten ervan.
Bij het onderdeel gesprekstechnieken richten we ons (naast de basistheorie) júist op die specifieke auditgesprekssituaties. Situaties die door de deelnemers als lastig, ongemakkelijk of zelfs als non coöperatief worden ervaren. Deelnemers brengen eigen ervaringen in die zij willen beoefenen. Dit gebeurt a.d.h.v. geanonimiseerde cases. De trainers spelen dan ‘de lastige auditee’ en letten o.a. op de vraagstelling, (door)vraagtechnieken en hoe inlevend de deelnemers reageren op gedrag van de auditee.
Na verschillende oefeningen herkennen de deelnemers de veel voorkomende lastige situaties en de verschillende gedragingen die daarbij waarneembaar zijn.
Herkenbare patronen bij auditors
Wat valt ons als patroon zoal op? Een greep uit terugkerende evaluatiepunten:
· Auditors zijn vaak onzeker over hoe ze worden gezien door zowel de opdrachtgever, verantwoordelijk manager als de meer uitvoerende collega’s. Auditors komen regelmatig kritisch over bij de geïnterviewde terwijl auditors juist tot doel hebben een bijdrage te leveren aan de ondernemingsdoelstelling en aan de afdelingsdoelstelling van de auditee. Die kritische houding kan er ook voor zorgen dat de geïnterviewde er niet van overtuigd is dat de auditor behulpzaam kan zijn bij het realiseren van die afdelingsdoelstellingen.
Door de geïnterviewde in- of expliciet geuite zorgen op dit vlak brengen veel auditors uit balans. De auditor ervaart deze zorg als weerstand en gaat dan vaak overtuigen van het nut van een audit. In onze training zullen wij juist benadrukken dat achter deze zorg/weerstand een behoefte zit aan aandacht. Daar zal de auditor eerst aandacht aan moeten besteden voordat het over de inhoud kan gaan.Wat nog past bij de auditrol en wat daarbij is waar te maken, is veelvuldig onderwerp van de evaluatie van onze praktijksimulaties.
· Auditors zijn zich er maar beperkt van bewust dat goed luisteren en oordeelvrij vertalen richting de auditdoelstelling moeilijk tegelijk kan met kijken, voelen, structureren, een volgende steekhoudende vraag stellen, …. . Hoewel auditors veelal getweeën een interview afnemen sluit de samenwerking maar beperkt aan bij deze grote uitdaging die communiceren heet. Veelal wordt ‘het probleem’ opgelost met een traject waarbij de geïnterviewde een verslag (tegenwoordig vaak bijna een transcriptie) mag corrigeren. We hebben een goed alternatief!
· Auditors bereiden het interview of gedetailleerd voor op basis van het normenkader óf gaan improviserend ‘het goede gesprek aan’. De tussenvorm (semi gestructureerd en verder gericht improviserend) vereist van de auditor dat de verhaallijn aan de geïnterviewde wordt gelaten. Voor veel (normatieve) auditors is dit een grote opgave. De tijdsdruk wordt dan vaak als reden gegeven, maar het gaat o.i. dieper.
· Mogelijk ook omwille van de tijdsdruk, worden onderhuidse onzekerheden en persoonlijke gevoelens snel te weinig onderkend of genegeerd.
In evaluaties van praktijksimulaties benoemen we ‘het dolfijneffect’. Dit betekent dat een auditee veelvuldig signalen geeft het niet eens te zijn met hetgeen gezegd wordt of te weinig aandacht/waardering ervaar. Een veelvuldig “ja maar ….en….”is hier een duidelijk voorbeeld van. Auditors geven aan die “ja maar” wel degelijk te hebben gehoord en realiseren zich onvoldoende dat de geïnterviewde in de tussentijd nauwelijks heeft kunnen luisteren, laat staan nadenken of bij zichzelf nagaan hoe de aangesneden problematiek hem persoonlijk raakt.
Bovengenoemde situaties zult je vast herkennen; wanneer niet bij jezelf, dan wel bij collega auditors. Het onderkennen ervan is stap één. Ermee omgaan of liever ze voorkomen is met gerichte training zeker mogelijk.
Goede toepassing van de ‘basis’ interviewtechnieken helpt vaak al. Het managen van verwachtingen, mede op basis van rolverduidelijking en goed opdrachtgeverschap, liggen daar als randvoorwaarden onder. Maar ze krijgen in de praktijk nog te weinig aandacht!
Deelnemers onderkennen vaak ook een persoonlijk leerpunt: “Dat doe ik steeds! Waarom doe ik dat?” Tijdig ingrijpen en voor jezelf opkomen lijkt niet te passen bij een ondersteunende auditor, maar is essentieel.
Wij helpen je ‘te blijven voelen of het nog OK is’. Zo niet, om dit snel terug te geven. Respect moet van twee kanten komen, ook als het onderzoek zaken naar boven brengt die extra acties gaan vergen of alsnog moeten worden verantwoord.
Natuurlijk spelen organisatie-specifieke en persoonlijke aspecten snel een rol. Desgewenst nemen we daar aanvullend de tijd voor of bieden we een kort coaching-traject aan.
Wat gaan we eraan doen?
Blijft over de vraag waarom auditors hier nog beperkt aandacht aan besteden. Wat maakt dat een vaardigheidstraining bij indiensttreding moet volstaan? Waarom denken leidinggevenden dat het kunnen duiden van relevante technieken ook betekent dat ze zijn verinnerlijkt en vaardig worden toegepast?
Wij pleiten voor:
· tweejaarlijkse specifieke aandacht voor auditvaardigheden;
· verdieping en specialisatie passend bij het soort onderzoek; én
· interne onderlinge coaching en oefensessies voorafgaand aan potentieel lastige gesprekken.
Als wij daaraan mogen bijdragen gaan we graag met je in gesprek.
De trainers
Ron de Korte RA RE RO CIA van ACS Partners te Doorn is trainer, coach en onderzoeker met een uitdagende visie op internal auditing en beheersing voor organisaties die ‘de mens vooropstelt’.
Servaas van der Zijden is professioneel trainingsacteur en trekt al vele jaren op met de trainers van ACS.
MCA2 maakt onderdeel uit van een drieluik. Elk van de drie wordt tweemaal per jaar als open-inschrijf-training georganiseerd. Onderdelen worden ook als maatwerk in-house aangeboden.
Argumenten om tóch Management Control Auditing 2 (MCA2) te volgen?
“Fijn om te ervaren dat ik toch in staat ben om mijn eigen valkuilen te ontwijken! Ik ben zo bezig met ‘de juiste vraag stellen’ dat ik niet eerder door had dat jij met jouw gedachten nog heel ergens anders zat.”
“Nu had ik echt wel door dat er iets is dat jou tegenhield mijn vraag concreet te beantwoorden, maar wat blijft het lastig om daar effectief op in te spelen!”
Zomaar twee reacties na een gerichte praktijksimulatie, waarin een door de deelnemer aangereikte ‘lastige auditgespreksituatie’ werd nagespeeld.
Geen professional ontkent dat interview- en rapportagevaardigheden uitermate belangrijk zijn voor de onderzoekende internal auditor. Desondanks ligt de nadruk van auditopleidingen nog sterk op de inhoud. De gangbare vaardigheidstrainingen die worden aangeboden zijn vaak van hoge kwaliteit maar sluiten slechts beperkt aan bij de dagelijkse praktijk van de auditors. ACS biedt een vaardigheidstraining ‘uit de praktijk voor de praktijk’ aan.
Onze training:
Als onderdeel van de hybride auditvaardigheidstraining Management Control Auditing 2 (MCA2) reserveren wij veel ruimte voor:
· verbetergerichte auditrapportages (welke tekst en opmaak zet de verantwoordelijke gemotiveerd aan tot actie?); en
· gesprekstechnieken gericht op het verkrijgen en uitvoeren van onderzoeken en het terugkoppelen van de uitkomsten en effecten ervan.
Bij het onderdeel gesprekstechnieken richten we ons (naast de basistheorie) júist op die specifieke auditgesprekssituaties. Situaties die door de deelnemers als lastig, ongemakkelijk of zelfs als non coöperatief worden ervaren. Deelnemers brengen eigen ervaringen in die zij willen beoefenen. Dit gebeurt a.d.h.v. geanonimiseerde cases. De trainers spelen dan ‘de lastige auditee’ en letten o.a. op de vraagstelling, (door)vraagtechnieken en hoe inlevend de deelnemers reageren op gedrag van de auditee.
Na verschillende oefeningen herkennen de deelnemers de veel voorkomende lastige situaties en de verschillende gedragingen die daarbij waarneembaar zijn.
Herkenbare patronen bij auditors
Wat valt ons als patroon zoal op? Een greep uit terugkerende evaluatiepunten:
· Auditors zijn vaak onzeker over hoe ze worden gezien door zowel de opdrachtgever, verantwoordelijk manager als de meer uitvoerende collega’s. Auditors komen regelmatig kritisch over bij de geïnterviewde terwijl auditors juist tot doel hebben een bijdrage te leveren aan de ondernemingsdoelstelling en aan de afdelingsdoelstelling van de auditee. Die kritische houding kan er ook voor zorgen dat de geïnterviewde er niet van overtuigd is dat de auditor behulpzaam kan zijn bij het realiseren van die afdelingsdoelstellingen.
Door de geïnterviewde in- of expliciet geuite zorgen op dit vlak brengen veel auditors uit balans. De auditor ervaart deze zorg als weerstand en gaat dan vaak overtuigen van het nut van een audit. In onze training zullen wij juist benadrukken dat achter deze zorg/weerstand een behoefte zit aan aandacht. Daar zal de auditor eerst aandacht aan moeten besteden voordat het over de inhoud kan gaan.Wat nog past bij de auditrol en wat daarbij is waar te maken, is veelvuldig onderwerp van de evaluatie van onze praktijksimulaties.
· Auditors zijn zich er maar beperkt van bewust dat goed luisteren en oordeelvrij vertalen richting de auditdoelstelling moeilijk tegelijk kan met kijken, voelen, structureren, een volgende steekhoudende vraag stellen, …. . Hoewel auditors veelal getweeën een interview afnemen sluit de samenwerking maar beperkt aan bij deze grote uitdaging die communiceren heet. Veelal wordt ‘het probleem’ opgelost met een traject waarbij de geïnterviewde een verslag (tegenwoordig vaak bijna een transcriptie) mag corrigeren. We hebben een goed alternatief!
· Auditors bereiden het interview of gedetailleerd voor op basis van het normenkader óf gaan improviserend ‘het goede gesprek aan’. De tussenvorm (semi gestructureerd en verder gericht improviserend) vereist van de auditor dat de verhaallijn aan de geïnterviewde wordt gelaten. Voor veel (normatieve) auditors is dit een grote opgave. De tijdsdruk wordt dan vaak als reden gegeven, maar het gaat o.i. dieper.
· Mogelijk ook omwille van de tijdsdruk, worden onderhuidse onzekerheden en persoonlijke gevoelens snel te weinig onderkend of genegeerd.
In evaluaties van praktijksimulaties benoemen we ‘het dolfijneffect’. Dit betekent dat een auditee veelvuldig signalen geeft het niet eens te zijn met hetgeen gezegd wordt of te weinig aandacht/waardering ervaar. Een veelvuldig “ja maar ….en….”is hier een duidelijk voorbeeld van. Auditors geven aan die “ja maar” wel degelijk te hebben gehoord en realiseren zich onvoldoende dat de geïnterviewde in de tussentijd nauwelijks heeft kunnen luisteren, laat staan nadenken of bij zichzelf nagaan hoe de aangesneden problematiek hem persoonlijk raakt.
Bovengenoemde situaties zult je vast herkennen; wanneer niet bij jezelf, dan wel bij collega auditors. Het onderkennen ervan is stap één. Ermee omgaan of liever ze voorkomen is met gerichte training zeker mogelijk.
Goede toepassing van de ‘basis’ interviewtechnieken helpt vaak al. Het managen van verwachtingen, mede op basis van rolverduidelijking en goed opdrachtgeverschap, liggen daar als randvoorwaarden onder. Maar ze krijgen in de praktijk nog te weinig aandacht!
Deelnemers onderkennen vaak ook een persoonlijk leerpunt: “Dat doe ik steeds! Waarom doe ik dat?” Tijdig ingrijpen en voor jezelf opkomen lijkt niet te passen bij een ondersteunende auditor, maar is essentieel.
Wij helpen je ‘te blijven voelen of het nog OK is’. Zo niet, om dit snel terug te geven. Respect moet van twee kanten komen, ook als het onderzoek zaken naar boven brengt die extra acties gaan vergen of alsnog moeten worden verantwoord.
Natuurlijk spelen organisatie-specifieke en persoonlijke aspecten snel een rol. Desgewenst nemen we daar aanvullend de tijd voor of bieden we een kort coaching-traject aan.
Wat gaan we eraan doen?
Blijft over de vraag waarom auditors hier nog beperkt aandacht aan besteden. Wat maakt dat een vaardigheidstraining bij indiensttreding moet volstaan? Waarom denken leidinggevenden dat het kunnen duiden van relevante technieken ook betekent dat ze zijn verinnerlijkt en vaardig worden toegepast?
Wij pleiten voor:
· tweejaarlijkse specifieke aandacht voor auditvaardigheden;
· verdieping en specialisatie passend bij het soort onderzoek; én
· interne onderlinge coaching en oefensessies voorafgaand aan potentieel lastige gesprekken.
Als wij daaraan mogen bijdragen gaan we graag met je in gesprek.
De trainers
Ron de Korte RA RE RO CIA van ACS Partners te Doorn is trainer, coach en onderzoeker met een uitdagende visie op internal auditing en beheersing voor organisaties die ‘de mens vooropstelt’.
Servaas van der Zijden is professioneel trainingsacteur en trekt al vele jaren op met de trainers van ACS.
MCA2 maakt onderdeel uit van een drieluik. Elk van de drie wordt tweemaal per jaar als open-inschrijf-training georganiseerd. Onderdelen worden ook als maatwerk in-house aangeboden.
